Rozeznanie cenowe na przeprowadzenie usługi

Rozeznanie cenowe na przeprowadzenie usługi polegającej na zorganizowaniu noclegu, wyżywienia oraz transportu w ramach wizyt studyjnych dla łącznej liczby 68 osób (17 osób w ramach każdej z 4 wizyt).

ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/Krzemienny Krąg/2020/AI
– ROZEZNANIE RYNKU

Stowarzyszenie Lokalna Grupa Działania „Krzemienny Krąg”, z siedzibą w Bałtowie, 
27-423 Bałtów 55, zwane dalej Zamawiającym,
 zaprasza do składania ofert w postępowaniu, którego przedmiotem jest usługa 
polegająca na zorganizowaniu noclegu, wyżywienia oraz transportu w ramach wizyt studyjnych dla łącznej liczby 68 osób (17 osób w ramach każdej z 4 wizyt) w celu realizacji projektu 
„AKTYWNA INTEGRACJA=LEPSZA PRZYSZŁOŚĆ” realizowanego w ramach 
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego 2014 – 2020 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

Celem projektu jest wzrost aktywności zawodowej i społecznej oraz zwiększonej skuteczności 
w podjęciu zatrudnienia u 60 osób (32 kobiet i 28 mężczyzn) stanowiących grupę docelową, poprzez wdrożenie zindywidualizowanych i kompleksowych działań w ramach aktywnej integracji społecznej i zawodowej, które przyczynią się do wzrostu efektywności społecznej i zatrudnieniowej uczestników projektu. Projekt realizowany w terminie od 01.10.2019 do 30.06.2021.

Celem wizyty jest poznanie działań sąsiedzkich oraz społecznościowych. Pozwoli to na zmianę postawy w zakresie rozwoju indywidualnych umiejętności i predyspozycji, ma też zachęcić uczestników do włączenia się w aktywne życie społeczne i zawodowe. Beneficjenci wyjazdów poznają dobre praktyki z zakresu działań sąsiedzkich oraz społecznościowych. Prezentacja inicjatyw, które udało się zrealizować w praktyce będą inspiracją dla uczestników na realizację własnych pomysłów

I. Tryb udzielenia zamówienia.

Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w trybie rozeznania rynku, zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego i Funduszu Spójności na lata 2014-2020. Zamawiający nie jest zobligowany do stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

Zapytanie to zostało skierowane do trzech potencjalnych oferentów, a także umieszczone na stronie Zamawiającego.

II. Określenie przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest usługa polegającej na zorganizowaniu noclegu, wyżywienia oraz transportu w ramach wizyt studyjnych dla łącznej liczby 68 osób (17 osób w ramach każdej z 4 wizyt – w tym każdorazowo opiekun i ekspert) w Warszawie – zgodnie z harmonogramem wizyty w celu realizacji projektu „AKTYWNA INTEGRACJA=LEPSZA PRZYSZŁOŚĆ” realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego 2014 – 2020 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

W ramach każdej wizyty studyjnej Wykonawca zorganizuje:

  1. nocleg dla 17 osób obejmujący 1 dobę hotelową w okresie od dnia 10 lutego 2020 r. 
do dnia 31 października z zastrzeżeniem, że pierwsza z wizyta odbędzie się w terminie: 
10-11 lutego 2020r.
    Zamawiający przedstawia następujące wymagania względem zakwaterowania osób:
    a) obiekt noclegowy powinien posiadać standard najmniej 2 (lub więcej) gwiazdek lub równoważny wg klasyfikacji portali rezerwacyjnych; posiadać co najmniej podjazd dla osób 
z niepełnosprawnością ruchową oraz pomieszczenia wyposażone w węzeł sanitarny przystosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami;
    b) pokoje dwuosobowe lub trzyosobowe – z oddzielnymi łóżkami, z pełnym węzłem sanitarnym (WC, kabina prysznicowa/wanna, umywalka), z dostępem do ciepłej wody. W przypadku braku możliwości podzielenia uczestników pomiędzy pokoje dwuosobowe lub trzyosobowe, np. z powodu nierównego podziału wg płci, Wykonawca zapewni pokoje jednoosobowe.
    Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usługi polegającej na zapewnieniu noclegów 
w sposób profesjonalny, z najwyższą starannością, w szczególności do przygotowania miejsc noclegowych zgodnie z normami obowiązującymi placówki oferujące miejsca noclegowe dla 17 osób.
  2. Wyżywienie dla 17 osób w ramach w okresie od dnia10 lutego 2020 r. do dnia 31 października z zastrzeżeniem, że pierwsza z wizyta odbędzie się w terminie: 10-11 lutego 2020r. dla 17 osób.
    Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia uczestnikom wizyty:
    a) śniadanie w miejscu noclegu, drugiego dnia wizyty studyjnej;
    b) obiad w pierwszym i drugim dniu wizyty studyjnej, składający się z: zupy, drugiego dania oraz napoju. Obiad 2 dnia wizyty może być zapewniony na trasie przejazdu;
    c) kolację w pierwszym dniu wizyty studyjnej;
    d) Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić dostępność posiłków wegetariańskich 
i ewentualnie innych (np. bezglutenowych) wskazanych przez Zamawiającego po dokonaniu rekrutacji uczestników;
  3. Transport dla 17 osób w okresie od dnia10 lutego 2020 r. do dnia 31 października. 
z zastrzeżeniem, że pierwsza z wizyta odbędzie się w terminie: 10-11 lutego 2020r. zgodnie 
z poniższymi kryteriami:
    a) transport będzie obejmował podróż z miejsca zbiórki do miejsc docelowych wizyty studyjnej, podróż powrotną oraz wszystkie przejazdy na miejscu związane z realizacją programu;
    b) Wykonawca musi posiadać wszelkie uprawnienia do wykonywania odpłatnego transportu drogowego przewozy odbywać się mogą wyłącznie środkami transportu spełniającymi wymagania techniczne określone w przepisach ustawy – Prawo 
o ruchu drogowym z dnia 20 czerwca 1997 r. (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 110.) i innych przepisach związanych z przewozem osób, w tym ustawy z dnia 6 września 2001 r. 
o transporcie drogowym (tj. Dz. U. z 2019 r. poz. 2140. z późn. zm.);- a ponadto samochód musi posiadać aktualną i ważną polisę ubezpieczenia OC i NNW;
    c) Wykonawca zapewnia pojazd przystosowany do przewozu 20 osób, wyposażony 
w klimatyzację, ogrzewanie, sprawną regulację foteli, bagażnik pod pokładem lub z tyłu pojazdu, ABS, ASR oraz jeśli możliwe ESP. Pojazd musi posiadać niezbędną dokumentację 
i przygotowanie techniczne oraz być czysty;
    d) Wykonawca zapewnia kierowcę, pozostającego w dyspozycji Zamawiającego na czas realizacji zamówienia, z tym, że Zamawiający zastrzega, iż koszty zakwaterowania 
i wyżywienia kierowcy pokrywa Wykonawca. Kierowca musi posiadać stosowne do wymogów przewozu osób uprawnieni;
    e) Wykonawca zapewni wszelkie transfery lokalne w miejscach wskazanych 
w harmonogramie;
  4. a) opracowanie i przedstawienie do akceptacji Zamawiającego programu wizyty studyjnej zawierającego nazwy, adresy i opis zaproponowanych do odwiedzenia miejsc w trakcie wizyty studyjnej, nazwy i adresy podmiotów, w których będzie zapewniony nocleg oraz wyżywienie dla uczestników wizyty;
    b) realizacji wizyty zgodnie z zaakceptowanym przez Zamawiającego programem;

Przewidywany program wizyty studyjnej:

Dzień pierwszy
– przyjazd do Centrum Wspierania Aktywności Lokalnej, ul Paca 40 w Warszawie około godziny 
 10.00
– przerwa kawowa – do godziny: 11.00
– spotkanie z animatorami – godzina: 11.00 – 14.00
– obiad w Galerii Grochowskiej I piętro (dania do wyboru) – godzina: 14.00
– wizyta w Centrum Aktywności Międzypokoleniowej „Nowolipie” w Warszawa – godzina: 15.00- 
 18.00
– spacer po Centrum i Starym Mieście – godzina: 18.00
– kolacja w hotelu – godzina:19.30

Dzień drugi
– śniadanie w hotelu –dyskusja i refleksje po 1 dniu wizyty studyjnej – godzina: 9.00,
– kawa herbata – godzina: 10.30 -11.00
– zajęcia w Stowarzyszeniu „Otwarte drzwi” – godzina 11.00
– spotkanie warsztatowe w Spółdzielni Socjalnej „Jaskółeczka” w Radomiu – godzina: 14.00-15.30
– Obiad w Spółdzielni Socjalnej „Jaskółeczka” w Radomiu – godzina 15.30 – 16.00
-zakończenie wizyty studyjnej i wyjazd do Ostrowca – 16.00

Informacje dodatkowe:
Zamawiający w ramach każdej wizyty studyjnej zapewnia opiekuna grupy, do zadań którego należeć będzie opieka nad grupą oraz czuwanie nad prawidłową realizacją wizyty zgodnie z harmonogramem.

Zamawiający w ramach każdej wizyty studyjnej zapewnia eksperta, który odpowiedzialny będzie za merytorykę działań.
Zamawiający zapewnia ubezpieczenie NNW w czasie trwania każdej wizyty studyjnej.

UWAGA! Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminów wizyty, a także liczebności grupy, co za tym idzie ilości osobodni, o ile nie spowoduje to zmiany wartości zamówienia o więcej niż 50 %.

III Wymagania wobec Wykonawcy:

Wykonawca posiada doświadczenie w zakresie określonym przedmiotem zamówienia 
tj. przeprowadził usługę polegającą na zorganizowaniu noclegu, wyżywienia oraz transportu 
w ramach wizyt studyjnych o analogicznym zakresie w ostatnich 5 latach.

W postępowaniu nie mogą brać udziału Wykonawcy, którzy w ciągu ostatnich 3 lat przed wszczęciem postępowania wyrządzili Zamawiającemu szkodę poprzez niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania.
Weryfikacja spełnienia wymogów będzie się odbywała na podstawie oświadczenia Wykonawcy złożonego w formularzu ofertowym.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się osoby fizyczne, osoby prawne oraz podmioty ekonomii społecznej, pod warunkiem prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie przedmiotu zamówienia.

Wykonawcy ubiegający się o zamówienie muszą posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie 
w zakresie przedmiotu zamówienia oraz znajdują się w sytuacji ekonomicznej i prawnej umożliwiającej realizację zlecenia.

Zamawiający może dokonać weryfikacji spełnienia powyższych wymagań na każdym etapie postępowania. W przypadku stwierdzenia, że podmiot nie spełnia ww. wymagań Zamawiający oferta podmiotu zostanie odrzucona.

IV Termin realizacji zamówienia: od dnia 10 lutego 2020 r. do dnia 31 października 2020r.

Szczegółowy harmonogram realizacji wizyt studyjnych zostanie ustalony po wyborze Wykonawcy. Terminy spotkań mogą być odwołane lub zmienione przez Zamawiającego najpóźniej na 1 tydzień przed planowanym terminem każdej z wizyt studyjnych, bez konsekwencji finansowych dla Zamawiającego z tytułu zmiany/rezygnacji z zamówienia. Zastrzega się, że pierwsza wizyta studyjna zostanie zorganizowana w terminie 9-10.02.2020r.

Oferent składając ofertę w niniejszym postępowaniu jednocześnie akceptuje warunki postępowania.

V Miejsce i sposób składania oferty

W ramach rozeznania rynku, oferty należy złożyć w oryginale osobiście, pocztą lub kurierem do biura projektu na adres Lokalna Grupa Działania „Krzemienny Krąg”, z siedzibą w Bałtowie, 27-423, Bałtów 55 lub mailowo na adres biuro@krzemiennykrag.info do dnia 06.02.2020 r. do godz. 12:00 (decyduje data i godzina wpływu oferty).

VI Kryteria oceny ofert:

Oferty będą oceniane według następujących kryteriów: cena 100%
Opis sposobu przyznawania punktacji:
Cena: 100% – wartość punktowa kryterium „cena” (max 100 pkt.) wyliczona według wzoru:
najniższa cena netto wśród otrzymanych ofert
————————————————————— x 100
cena netto wskazana w badanej ofercie

Brane pod uwagę będę wartości netto (bez podatku VAT) wyrażone w PLN.

VII Wytyczne dotyczące składanej oferty:

Kompletna oferta powinna zawierać:

  1. Nazwę i adres oferenta.
  2. Dane kontaktowe osoby reprezentującej firmę.
  3. Wypełniony formularz ofertowy z cenami netto i brutto. Cena brutto zawiera podatek VAT, który oferent jest zobowiązany obliczyć zgodnie z obowiązującymi przepisami.
  4. Oferta musi być podpisana przez osobę lub osobowy uprawnione do występowania w obrocie prawnym w imieniu Oferenta, przy czym podpis musi być czytelny bądź opatrzony pieczęcią imienną.
  5. Termin związania ofertą: 30 dni

VIII Zastrzeżenia

  1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wprowadzenia modyfikacji do zapytania. 
O każdej zmianie będzie informował oferentów.
  2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia procedury wybory Wykonawcy bez podania przyczyny.
  3. Zamawiający ma prawo do złożenia pytań uzupełniających do złożonych ofert po ich otwarciu.
  4. Po otrzymaniu oferty z uwagi na założenia budżetowe projektu Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjowania przedstawionych cen i innych warunków związanych 
z realizacją zadania oraz odstąpienia udzielenia zamówienia.
  5. Zamawiający może żądać od oferentów udzielania wyjaśnień związanych ze złożoną ofertą.
  6. Cena podana przez Wykonawcę będzie obowiązywała w całym okresie realizacji umowy 
i nie będzie podlegała zwiększeniu w okresie obowiązywania umowy.

IX Załączniki

Formularz ofertowy.
Oświadczenie o braku powiązań.
Klauzula informacyjna