Rozeznanie cenowe na przeprowadzenie usługi polegającej na 1) wykonywanie zadań eksperta, 2) wykonywanie zadań opiekuna grup

ZAPYTANIE OFERTOWE nr 3/Krzemienny Krąg/2020/AI

Stowarzyszenie Lokalna Grupa Działania „Krzemienny Krąg”, z siedzibą w Bałtowie,
27-423 Bałtów 55, zwane dalej Zamawiającym,
zaprasza do składania ofert w postępowaniu, którego przedmiotem jest usługa:
1) wykonywanie zadań eksperta,
2) wykonywanie zadań opiekuna grup
w ramach wizyt studyjnych dla łącznej liczby 60 osób w celu realizacji projektu „AKTYWNA INTEGRACJA=LEPSZA PRZYSZŁOŚĆ” realizowanego w ramach
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego 2014 – 2020 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

Celem projektu jest wzrost aktywności zawodowej i społecznej oraz zwiększonej skuteczności

w podjęciu zatrudnienia u 60 osób (32 kobiet i 28 mężczyzn) stanowiących grupę docelową, poprzez wdrożenie zindywidualizowanych i kompleksowych działań w ramach aktywnej integracji społecznej i zawodowej, które przyczynią się do wzrostu efektywności społecznej i zatrudnieniowej uczestników projektu. Projekt realizowany w terminie od 01.10.2019 do 30.06.2021.

I. Określenie przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa:
1)    część 1: wykonywanie zadań eksperta,
2)    część 2: wykonywanie zadań opiekuna grup

w ramach wizyt studyjnych organizowanych dla 15 osób w każdej z 4 wizyt studyjnych w celu realizacji projektu „AKTYWNA INTEGRACJA=LEPSZA PRZYSZŁOŚĆ” realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego 2014 – 2020 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

Zamawiający przewiduje możliwość składania ofert na część 1 albo część 2 lub część 1 i 2

W przypadku oferty łącznej na cześć 1 i część 2.  Wykonawca nie może łączyć funkcji eksperta i opiekuna w jednej osobie

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

Część 1.

Zakres tematyczny: 

ekspert w zakresie procesu edukacyjnego i grupowego oraz z umiejętnością wykorzystania zróżnicowanego doświadczenia i opinii uczestników jako bazy konstruktywnej i twórczej współpracy.

Budowanie płaszczyzny komunikacji i integracji pomiędzy uczestnikami szkoleń w trakcie prowadzenia szkolenia oraz służenie wsparciem merytorycznym i doradczym 

Część 2.

Zakres tematyczny:
– opieka nad grupą 15 osobową w czasie trwania wizyt studyjnych,
– reagowanie na bieżące potrzeby uczestników grupy,
– nadzór nad realizacją wizyty studyjnej zgodnie z harmonogramem i bieżący kontakt z Zamawiającym w zakresie prawidłowości realizacji działań w ramach każdej z wizyt,
– zgłaszanie Zamawiającemu wszelkich nieprawidłowości związanych z przebiegiem wizyty,
– czuwanie nad bezpieczeństwem grupy,
– stała współpraca z ekspertem, kierowcą środka transportu i organizatorem noclegu w zakresie prawidłowego realizowania działań zgodnie z harmonogramem wizyty.

3. Sposób i termin wykonywania usługi:
a) Forma zatrudnienia: Umowa zlecenia/umowa cywilnoprawna
b) Termin i miejsce realizacji:

Cztery dwudniowe wizyty studyjne obejmujące zakwaterowanie i nocleg dla wykonawcy w ramach części 1 i części 2 na terenie województwa mazowieckiego  odbędą się w terminie od dnia: 9 lutego 2020 r. do dnia 31 października 2020 r. z zastrzeżeniem, że pierwsza z wizyt studyjnych odbędzie się w dniach: 9-10 lutego 2020 r. Harmonogram pozostałych wizyt studyjnych zostanie przekazany wykonawcy na 7 dni przed realizacją wizyty.

Koszty noclegu, wyżywienia oraz transportu wraz z grupą 15 uczestników projektu w ramach każdej

z wizyt studyjnych zapewnia Zamawiający.

Część 1.

Wykonywanie zadań eksperta – szacunkowa liczba godzin w ramach każdej z wizyt -16 godzin

(8 godzin dziennie przez 2 dni), łącznie 64 godziny w ramach 4 wizyt studyjnych.

Od dnia 9 lutego 2020 r. do dnia 31 października 2020 r.

Zgodnie z harmonogramem przekazanym Wykonawcy na 7 dni przed realizacją wizyty studyjnej, szczegóły dotyczące realizacji pierwszej z wizyt otrzyma Wykonawca w dniu podpisania umowy.

W celu prawidłowej realizacji usługi ekspert zobowiązany jest współpracować z opiekunem grup.

Część 2.

Wykonywanie zadań opiekuna grup – 1 grupa 15 osobowa w ramach każdej z wizyt studyjnych: łącznie 4 grupy w ramach 4 wizyt studyjnych. Czas trwania 1 wizyty studyjnej: 2 dni.

Od dnia 9 lutego 2020 r. do dnia 31 października 2020 r.

Zgodnie z harmonogramem przekazanym Wykonawcy na 7 dni przed realizacją wizyty studyjnej, szczegóły dotyczące realizacji pierwszej z wizyt otrzyma Wykonawca w dniu podpisania umowy.

Zastrzega się możliwość zmiany ww. terminów przez Zamawiającego  z 3-dniowym wyprzedzeniem.

Wykonawca zobowiązany jest realizować przedmiot zamówienia zgodnie z harmonogramem dostosowanym do potrzeb uczestników projektu i ustalonym indywidualnie z Zamawiającym.

W celu prawidłowej realizacji usługi opiekun grup zobowiązany jest współpracować z ekspertem.

II Wymagania wobec Wykonawcy:

Część 1.

• Wykształcenie wyższe i podyplomowe z zakresu ekonomii społecznej,
• Doświadczenie 2 letnie w animacji przedsięwzięć ekonomii społecznej,
• Uprawnienia: przygotowanie pedagogiczne i/lub trenerskie w zakresie edukacji
• Dyspozycyjność: gotowość podjęcia pracy w terminach przewidzianych w punkcie 3 b)

Część 2.

• Wykształcenie co najmniej średnie
• Doświadczenie w obsłudze co najmniej 2 zorganizowanych grup wyjazdowych ze szczególnym uwzględnieniem uczestników wizyt studyjnych
• Dyspozycyjność: w terminach przewidzianych w punkcie 3 b)

Zapytanie ofertowe  kierowane jest do wykonawców, którzy posiadają uprawnienia i kwalifikacje, umożliwiające im wykonanie w/w zamówienia, dysponują potencjałem kadrowym i technicznym, odpowiednim do wykonania tego zamówienia oraz znajdują się w sytuacji ekonomicznej i prawnej umożliwiającej realizację zamówienia.

Zamawiający może dokonać weryfikacji spełnienia powyższych wymagań na każdym etapie postępowania. W przypadku stwierdzenia, że podmiot nie spełnia ww. wymagań Zamawiający oferta podmiotu zostanie odrzucona.

III Termin realizacji zamówienia: od dnia 9 lutego 2020 r. do dnia 31 października 2020 r.

Szczegółowy harmonogram realizacji wizyt studyjnych zostanie ustalony po wyborze Wykonawcy. Oferent składając ofertę w niniejszym postępowaniu jednocześnie akceptuje warunki postępowania.

IV Miejsce i sposób składania oferty

W ramach rozeznania rynku, oferty należy złożyć w oryginale osobiście, pocztą lub kurierem do biura projektu na adres: Lokalna Grupa Działania „Krzemienny Krąg”, z siedzibą w Bałtowie, 27-423, Bałtów 55 lub mailowo na adres biuro@krzemiennykrag.info do dnia 06.02.2020 r. do godz. 12:00 (decyduje data i godzina wpływu oferty).

V Kryteria oceny ofert:

Oferty będą oceniane według następujących kryteriów: cena 100%
Opis sposobu przyznawania punktacji:
Cena: 100% – wartość punktowa kryterium „cena” (max 100 pkt.) wyliczona według wzoru:

      najniższa cena netto wśród otrzymanych ofert

—————————————————————  x 100

cena netto wskazana w badanej ofercie

Brane pod uwagę będę wartości netto (bez podatku VAT) wyrażone w PLN.

VI Wytyczne dotyczące składanej oferty:

Kompletna oferta powinna zawierać:
1.     Nazwę i adres oferenta.
2.     Dane kontaktowe osoby reprezentującej firmę.
3.     Wypełniony formularz ofertowy zawierający cenę jednostkową za godzinę – część 1, osobodzień – część 2, świadczonej usługi dla każdej części (skalkulowaną z ewentualnymi obciążeniami w zakresie podatków i ubezpieczenia społecznego rozliczanego z części wynagrodzenia należnego Zleceniobiorcy/Wykonawcy ) oraz  zawierający  łączną cenę, obliczoną jako iloczyn stawki godzinowej  i liczby godzin realizowanej  usługi –
w przypadku części 1 albo  zawierającą  łączną cenę, obliczoną jako iloczyn stawki za 1 osobodzień  i liczby osobodni realizowanej  usługi. Do oferty należy załączyć oświadczenia Wykonawcy ( zał. nr 1 i 3 do zapytania) oraz na żądanie Zamawiającego dokumenty potwierdzające spełnianie wymagań ( np., kopie dyplomu, referencje zaświadczenia itp. )
4.     Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do występowania w obrocie prawnym w imieniu Oferenta, przy czym podpis musi być czytelny bądź opatrzony pieczęcią imienną.
5.     Termin związania ofertą: 30 dni 

VIII Zastrzeżenia

1.   Zamawiający zastrzega sobie możliwość wprowadzenia modyfikacji do zapytania.
O każdej zmianie będzie informował oferentów.
2.   Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia procedury wyboru Wykonawcy bez podania przyczyny.
3.   Zamawiający ma prawo do złożenia pytań uzupełniających do złożonych ofert po ich otwarciu.
4.   Po otrzymaniu oferty z uwagi na założenia budżetowe projektu Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjowania przedstawionych cen i innych warunków związanych z realizacją zadania oraz odstąpienia udzielenia zamówienia.
5.   Zamawiający może żądać od oferentów  udzielania wyjaśnień związanych ze złożoną ofertą.
6.   Cena podana przez Wykonawcę będzie obowiązywała w całym okresie realizacji umowy i nie będzie podlegała zwiększeniu w okresie obowiązywania umowy.
7.   Przystępując do niniejszej procedury Wykonawca oświadcza, że zapoznał się z Wytycznymi kwalifikowalności wydatków EFS i nie ma przeciwwskazań faktycznych i prawnych związanych z realizacją zamówienia.
8.   Wykonawca zobowiązuje się przed podpisaniem umowy na realizację zamówienia złożyć stosowne oświadczenia, o których mowa w Wytycznych kwalifikowalności wydatków. EFS

IX Załączniki

1.             Oświadczenie Wykonawcy.
2.             Formularz ofertowy.
3.             Oświadczenie o braku powiązań.
4.             Klauzula informacyjna